Ledige Stillinger

Donor Care & Administrative Coordinator 

VIKTIGE SAMARBEIDSRELASJONER 

• Daglig kontakt med ansatte og frivillige i Islamic Relief Norge. 

• Regelmessig kontakt med givere og allmennheten for oppfølging av giverløfter, donasjoner og generelle henvendelser. 

• Regelmessig kontakt med Avdelingen for foreldreløse barn og barnevern i Islamic Relief Worldwide for å følge opp foreldreløse barn som sponses av Islamic Relief Norge, legge til nye barn, avslutte eksisterende sponsoravtaler og oppdatere databasen over foreldreløse barn og givernes kontaktopplysninger. 

• Regelmessig kontakt med International Programmes Department (Desk Officers og deres linjeledere) i Islamic Relief Worldwide, samt vedlikeholde egen lokal database over finansierte prosjekter. 

• Regelmessig kontakt med økonomiavdelingen for å håndtere økonomiske forhold for Islamic Relief Norge, herunder mottatte inntekter, ansattes utgifter, SLA-er, betaling til tjenesteleverandører, mottak av kvitteringer for donasjoner samt overføring av midler til og fra Islamic Relief Norge og landkontorer. 

• Regelmessig kontakt med tjenesteleverandører. 

• Regelmessig kontakt med General Manager for å sikre at oppdateringer på alle områder er tilgjengelige og kommuniseres tydelig. 

ANSVARSOMRÅDE OG MYNDIGHET 

Stillingens ansvarsområde: 

Stillingen har ansvar for å håndtere alle administrative spørsmål og henvendelser knyttet til giverservice i Islamic Relief Norge og rapporterer direkte til General Manager. Det skal gis regelmessig kommunikasjon og støtte til ansatte og frivillige i Islamic Relief, og linjelederen skal holdes løpende orientert. 

Stillingsinnehaveren forventes å være kjent med alle relevante oppdateringer i Islamic Relief Norge og kunne kommunisere disse gjennom riktige kanaler til riktig tid. 

Ressursansvar: 

• Administrasjon av fadderordningen for foreldreløse barn: Opprettholde nøyaktige og oppdaterte opplysninger om fadderordningen, inkludert fadderbetalinger, sikre at donasjoner registreres korrekt, følge opp manglende betalinger ved behov og sørge for at rapporter og korrespondanse om fadderordningen sendes innen avtalte frister. 

• Administrasjon av giver-CRM: Vedlikeholde og regelmessig oppdatere organisasjonens CRM-system for givere (Salesforce), og sikre at giveropplysninger, kommunikasjonshistorikk, donasjoner og annen relevant informasjon er korrekt, komplett og forsvarlig vedlikeholdt. Utarbeide regelmessige rapporter og analyser for ledelsen ved behov, i samsvar med GDPR og organisasjonens retningslinjer for personvern og databeskyttelse. 

• Henvendelser fra givere og administrasjon av innbokser: Administrere flere generelle henvendelsesinnbokser og sikre at henvendelser overvåkes, prioriteres og besvares raskt. Ha særlig oppmerksomhet på henvendelser om fadderordningen, forespørsler fra givere og tilbakemeldinger knyttet til feltprogrammer, og eskalere henvendelser til relevant avdeling når det kreves ytterligere informasjon eller oppfølging. 

• Kommunikasjon med og støtte til givere: Gi profesjonelle, høflige og rettidige svar på henvendelser fra givere, og sikre at giverne mottar tydelig og korrekt informasjon. Samarbeide med relevante avdelinger, landkontorer, programteam og andre kolleger for å innhente nødvendig informasjon. 

• Bekreftelse og kvittering for donasjoner: Sikre at donasjoner registreres og bekreftes korrekt, og at givere mottar donasjonsbekreftelser, kvitteringer og relevante prosjekt- eller sponsingsrapporter på en rettidig måte og i samsvar med organisasjonens rutiner. 

• Prosjekt- og programinformasjon: Koordinere tilgjengeliggjøringen av aktuell og relevant prosjektinformasjon til givere og medarbeidere innen fundraising. Sikre at relevante prosjektoppdateringer, fotografier, rapporter og annet materiale for synliggjøring overfor givere er tilgjengelig og deles ved forespørsel, samtidig som materialet brukes på en hensiktsmessig måte og i samsvar med organisasjonens krav og regler for databeskyttelse. 

• Økonomiadministrasjon og rapportering: Gjennomføre månedlige gjennomganger av donasjons- og økonomirapporter, identifisere avvik eller utestående betalinger og samarbeide med relevante kolleger for å løse disse. Levere nøyaktig økonomisk informasjon og analyser til ledelsen og fundraisingteamene ved behov. 

• Datakvalitet og dokumenthåndtering: Opprettholde nøyaktige og konfidensielle opplysninger om givere, sponsorer, frivillige, tjenesteleverandører, regionale representanter og andre relevante interessenter. Sikre at informasjonen gjennomgås, oppdateres og håndteres regelmessig i samsvar med organisasjonens retningslinjer, GDPR og gjeldende krav til databeskyttelse. 

• Støtte til interessenter og frivillige: Opprettholde regelmessig og profesjonell kommunikasjon med frivillige og andre interessenter, og gi nødvendig informasjon og administrativ støtte for å muliggjøre effektiv giveroppfølging og fundraisingaktiviteter. 

• Koordinering på tvers av avdelinger: Arbeide tett med fundraising, økonomi, programmer, kommunikasjon og andre relevante team for å sikre nøyaktig og rettidig informasjonsflyt, effektiv støtte til givere og smidig administrasjon av aktiviteter knyttet til sponsing og donasjoner. 

 HOVEDANSVARSOMRÅDER 

Stillingsinnehaveren er ansvarlig for å utføre sine oppgaver og sitt ansvar i tråd med islamske verdier og prinsipper om rettferdighet, menneskelighet, ærlighet, respekt og rettferdig behandling av kolleger og ansatte. 

Levere god giveroppfølging til Islamic Relief Norge  

• Ansvarlig for å implementere og bidra til giveroppfølgingsstrategien for Islamic Relief Norge, inkludert utvikling og implementering av et CRM-system. 

• Vedlikeholde et system for giveroppfølging som ivaretar relasjonene til Islamic Relief Norge givere på en profesjonell, kontinuerlig og hensiktsmessig måte. 

• Sikre at giveroppfølgingen i Islamic Relief Norge er helhetlig og korrekt gjennom regelmessig avstemming mot lokale og andre relevante kilder i IRW. 

• Opprettholde en oppdatert database over Islamic Relief Norge givere, deres donasjoner, sponsede prosjekter og rapporter. 

• Holde CRM-systemet oppdatert. 

• Opprettholde regelmessig kontakt med IR-partnere i henhold til godkjente planer, samt opparbeide en helhetlig oversikt over Islamic Reliefs internasjonale prosjekter. 

• Sikre at henvendelser fra givere og partnere via e-post, telefon, eller andre kommunikasjonskanaler behandles og besvares på en rettidig og presis måte, og eskaleres ved behov. 

• Sikre at fremdrifts- og situasjonsrapporter sendes til givere på en rettidig og korrekt måte, i henhold til avtalt format og fastsatte tidsfrister. 

 Gi administrativ støtte til Islamic Relief Norge 

• Sikre at alle rapporteringskrav og forpliktelser oppfylles. 

• Vedlikeholde organisasjonens arkiv- og dokumentsystem. 

• Gjennomføre kvalitetskontroller av alle data i avdelingen, med fokus på fullstendighet, konsistens og nøyaktighet. 

• Regelmessig hente ut, analysere og presentere rapporter fra avdelingen til linjelederen. 

• Etablere systemer som sikrer at data regelmessig innhentes fra økonomiavdelingen, IRWs avdelinger for internasjonale programmer og Avdelingen for foreldreløse barn og barnevern, samt andre relevante kilder. 

• Rapportere månedlig om enhetens økonomiske data til linjelederen, inkludert oppfølging av giverløfter. 

• Sikre at sikkerhetskopier av datafiler opprettholdes. 

• Støtte ansatte i Islamic Relief Norge i administrative spørsmål knyttet til deres roller. 

• Bidra til årsrapporten om kontorets aktiviteter og drift. 

• Være kontaktpunkt for all oppdatert informasjon fra den bredere Islamic Relief-organisasjonen og dele denne med ansatte, styremedlemmer og frivillige. 

 Støtte givere i Islamic Relief Norge ved å sikre at prosesser for kontraktsstyring (SLA) og etterlevelse følges opp og overvåkes 

• Vedlikeholde data om kontraktsstyring, både fysisk og digitalt, slik at informasjonen jevnlig oppdateres og arkiveres i samsvar med IRWs retningslinjer. 

• Samarbeide med økonomiteamet for å sikre god samordning og informasjonsflyt på tvers av alle prosjekter. 

• Samarbeide med relevant avdeling i IRW og personer i Islamic Relief Norge for å sikre at registeret over Islamic Relief Norge prosjekt-SLA-er vedlikeholdes. Dette omfatter rapportering til linjelederen og styret om status og fremdrift for SLA-ene, samt å sikre at SLA-ene er oppdaterte, godkjent og signert, behandlet og fulgt opp i henhold til gjeldende rutiner. 

• Bistå i systemene for håndtering av naturalytelser og donasjoner i form av varer eller tjenester, og sikre at all dokumentasjon oppfyller fastsatte krav før endelige avtaler inngås. 

Andre ansvarsområder  

Bidra til utvikling og videreutvikling av strategier og planer for kontoret. 

• Gi logistisk støtte til Islamic Relief Norge, dets kontorer og representanter over hele verden ved behov. 

• Utføre andre rimelige oppgaver som er forenlige med stillingen og stillingens ansvarsnivå, når dette kreves av linjelederen. 

• Analysere rapporter og problemer innenfor egne arbeidsområder. 

• Støtte linjelederen med utarbeidelse av rapporter og presentasjoner til toppledelsen og styret. 

• Utarbeide presentasjoner for gjester, IR-ambassadører eller andre besøkende etter anmodning fra linjelederen. 

• Ledsage gjester som besøker Islamic Relief Norge og gi støtte, for eksempel ved fotografering og referatskriving. 

• Gi nødvendig støtte til IR-partnere ved behov. 

• Bidra til å utvikle og utarbeide retningslinjer og prosesser som fremmer høy kvalitet i Islamic Relief Norge. 

• Arbeide fleksibelt i tråd med organisasjonens behov og utføre andre oppgaver innenfor stillingens kompetanseområde som med rimelighet kan kreves, herunder arbeid utenfor ordinær arbeidstid fra tid til annen. 

  KRAV TIL KANDIDATEN 

Det er avgjørende at stillingsinnehaveren har god forståelse for og empati med islamske verdier og prinsipper, samt et tydelig engasjement for Islamic Reliefs visjon og oppdrag. 

 Obligatoriske krav 

Kunnskap, ferdigheter og kvalifikasjoner 

 Svært gode kommunikasjons- og mellommenneskelige ferdigheter. 

• Gode ferdigheter innen databaser og dataanalyse. 

• Gode IT-ferdigheter, inkludert Microsoft Office, Excel og PowerPoint. 

• Dokumentert evne til å gjennomføre sosial markedsføring, markedsundersøkelser blant givere og gjennomførbarhetsstudier. 

• Evne til raskt å utvise godt skjønn og ta selvstendige beslutninger i arbeidsrelaterte problemstillinger med ulike typer utfordringer. 

• Evne til å bidra til utviklingen av et team og bidra til at teamets mål nås. 

• Gode organisatoriske ferdigheter og stor oppmerksomhet på detaljer. 

• Evne til å organisere, prioritere og arbeide effektivt under press og ved skiftende prioriteringer. 

• Svært gode skriftlige og muntlige ferdigheter i norsk og engelsk. 

• Sterk analytisk tenkning og gode problemløsningsevner. 

• Evne til å klassifisere og sortere data. 

Kvalifikasjon: 

Universitetsgrad.  

Erfaring: 

• Omfattende erfaring fra organisasjons- og administrasjonsarbeid. 

• Erfaring fra fundraising. 

• Erfaring med giveroppfølging eller kundeservice. 

• Erfaring med CRM-administrasjon. 

• Betydelig erfaring med generell administrasjon. 

• Dokumentert erfaring med å håndtere flere prosjekter, overholde frister og bruke skjønn og initiativ til å løse problemer. 

 Ønskelige kvalifikasjoner 

• Grunnleggende kunnskap i arabisk eller urdu, skriftlig og muntlig, i tilligg til norsk og engelsk. 

• Arbeidserfaring fra frivillighetsbaserte organisasjoner. 

• Dokumentert evne til å ta initiativ og løse problemer. 

• Stillingsprosent: 100 % heltid
• Kontraktsperiode: 12 måneder
• Årslønn: NOK 408 000
• Prøvetid: 6 måneder

CV og søknadsbrev sendes til:

HR IR Norway
📧 HR@islamic-relief.no